Pratique

Comment tirer profit de votre indemnité kilométrique

Heritiers.com, HERITIERS PATRIMOINE
le 25.11.2017
Vous êtes salarié ou dirigeant d’une entreprise et vous réalisez des trajets professionnels avec votre véhicule personnel ? Alors vous êtes concernés par le remboursement des frais professionnels sous la forme d’une indemnité kilométrique. Les frais kilométriques englobent en premier lieu toutes les dépenses engagées pour vos déplacements professionnels jusqu’à quarante kilomètres entre votre domicile et votre poste de travail (des exceptions particulières en fonction de certaines activités sont évidemment prévues par la loi). Voici donc comment définir les frais associés aux indemnités kilométriques, la manière dont elles sont calculées et appliquées.

1. Quelles sont les conditions et qui peut en bénéficier?

Les personnes utilisant leurs véhicules personnels à des fins professionnelles sont plus nombreuses qu’on le croit, il est donc bon de savoir que les dépenses associées peuvent être remboursées sous certaines conditions. Les indemnités kilométriques couvrent les frais de carburant, les frais relatifs à l’usure et à l’entretien du véhicule utilisé, les dépenses pneumatiques, ainsi que la prime d’assurance annuelle. Il convient donc que votre entreprise ne vous paiera pas ces frais en plus de l’indemnité kilométrique qui les inclue déjà. A l’inverse, les frais associés au péage ou aux frais de stationnement ne sont pas couverts par les frais kilométriques, bien qu’ils pourraient faire l’objet d’un remboursement annexe. Toute personne exerçant des trajets professionnels avec un véhicule personnel est éligible aux frais kilométriques. Cependant, vous devrez certifier ne pas transporter une autre personne de l’entreprise bénéficiant des mêmes droits en termes d’indemnités kilométriques, on comprend aisément pourquoi. Les conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques sont les suivantes : vous devez être propriétaire du véhicule utilisé à des fins professionnelles, les frais remboursés ne peuvent être que ceux effectués dans le cadre professionnel et au départ de l’adresse de l’entreprise, apporter l’ensemble des justificatifs liés aux déplacements en question (date, lieux, trajets, nombre de kilomètres, objet du déplacement…). Ces indemnités concernent exclusivement les déplacements professionnels initiés au départ de l’entreprise, les trajets domicile – entreprise n’étant pas pris en compte. À ce sujet, il existe une exception, relative au fait de pouvoir justifier de contraintes pour effectuer le trajet jusqu’à l’entreprise (pas de transports en communs, difficultés horaires …), liées à l’utilisation par obligation de son véhicule personnel. Les différents moyens de transport pouvant être concernés par les indemnités kilométriques sont l’automobile, le scooter ou vélo à moteur, une moto ou un vélo.

2. Calcul et barème fiscal des indemnités kilométriques

Chaque année, la publication d’un barème propre à chacun des moyens de transport éligibles permet de calculer les indemnités kilométriques pouvant être versées. L’administration fiscale prend en compte trois critères principaux pour calculer la somme à rembourser, il s’agit du kilométrage remboursé sur l’année, la puissance fiscale du véhicule et le moyen de transport utilisé. Aujourd’hui, il existe divers outils à disposition des contribuables, leur permettant de calculer rapidement les indemnités kilométriques. Les barèmes proposés prennent donc en compte ces trois critères, afin de déterminer la somme qui vous sera reversée.

3. Les avantages des indemnités kilométriques

Le remboursement par indemnités kilométriques est une méthode très avantageuse pour les bénéficiaires, puisque ce système de remboursement des frais n’est jamais soumis à l’impôt sur le revenu. D’autre part, la somme concernée est exonérée de charges sociales, n’apparaissant pas sur la déclaration de revenus du salarié, ni sur le bulletin de paie du dirigeant. Si vous êtes patron d’une entreprise, la somme représentée par les indemnités kilométriques est déductible des résultats de votre société, à la seule condition de pouvoir apporter des justificatifs sur les dépenses engendrées.

4. Les indemnités kilométriques et la taxe sur les véhicules de société (TVS)

Le paiement d’une taxe relative aux véhicules de société est réclamé par l’administration fiscale, on est alors en droit de se poser la question de ce qu’il en est pour les véhicules personnels utilisés dans le cadre d’indemnités kilométriques professionnelles. Le remboursement des frais résultant de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles au-delà de 15000 kilomètres par an est soumis à la taxe sur les véhicules de société, en respectant un coefficient appliqué à un nombre de kilomètres parcourus. On en déduit qu’il est possible pour la société de ne pas avoir à payer la TVS dont les parcours sont inférieurs à ces fameux 15000 km, dans le cadre des indemnités kilométriques. Le montant de la taxe applicable est calculé en fonction du nombre de kilomètres remboursés par la société. Lorsque les véhicules sont possédés (ou pris en location) par les salariés ou les dirigeants bénéficiant des indemnités kilométriques, le barème est modulé en fonction du nombre de kilomètres remboursés par l’entreprise. On obtient ainsi un coefficient applicable au tarif liquidé de 0% pour moins de 15000km, 25% pour la fourchette 15001 à 25000 km, 50% de 25001 à 35000 km, 75% de 35001 à 45000 km et 100% pour plus de 45000 km.

5. Inconvénients possibles à prendre en compte

Que vous soyez dirigeant ou salarié, la première contrainte qui paraît évidente, est l’utilisation malgré tout de votre propre véhicule. En second point, vous devrez prendre à votre charge l’entretien et les réparations nécessaires sur votre véhicule, puisque vous aurez bénéficié de leurs impacts par le biais des indemnités kilométriques perçues, qui les intègrent. Dans le cas où vous seriez dirigeant de l’entreprise, l’utilisation des indemnités kilométriques vous oblige à puiser dans votre trésorerie personnelle par rapport au financement de la voiture de fonction supportée par la société. Dans ce même cas, l’indemnité kilométrique est également un atout dans l’option du choix de financement que vous ferez, à savoir voiture de fonction ou voiture personnelle et indemnités kilométriques ?

6. Indemnités kilométriques si vous vous déplacez à vélo

La loi de transition énergétique prévoit une indemnité kilométrique adaptée aux vélos, afin d’encourager les travailleurs à réaliser leurs trajets domicile-lieu de travail par ce moyen de transport. Dans ce cadre, l’employeur prend en charge de manière volontaire le coût de ces trajets via une indemnités fixée à 0,25 euros du kilomètre. En contrepartie, l’entreprise sera exonérée de charges sociales à hauteur de sa participation. Pour le salarié qui doit également être intéressé, cette indemnité ne sera pas comptabilisée dans son calcul de l’impôt sur le revenu. Lorsque ce procédé est mis en place, l’employeur doit pouvoir justifier la prise en charge. Il sera donc demandé au salarié de les lui fournir sous forme de déclaration sur l’honneur. L’indemnité est calculée sur la base de la distance du trajet domicile – lieu de travail, multiplié par le nombre de jours travaillés effectifs.

Conclusion

Comme vous venez de le constater, la fiscalité, la déclaration et le remboursement des frais kilométriques peut s’avérer plus difficile que prévu, à cause du temps à y consacrer, les barèmes stricts à respecter, les justificatifs à fournir … Une bonne surprise vous attend au tournant, avec le développement grandissant d’applications de gestion automatique qui vous font gagner du temps en toute simplicité, de manière efficace et productive.

Créez un compte gratuitement pour continuer à
profiter des informations Heritiers Privilèges

Les adhérents ont à leur disposition:
  • Un accès illimité aux articles Heritiers
  • Le suivi des graphiques boursiers en temps-réel
  • Les valeurs Heritiers Privilèges recommandées
Vous avez déjà un compte?
Connectez-vous